Tipos de sistemas de gestion documental

Tipos de sistemas de gestion documental

El mejor software de gestión de documentos

Un sistema de gestión de documentos (DMS) es un sistema utilizado para recibir, seguir, gestionar y almacenar documentos y reducir el papel. La mayoría son capaces de mantener un registro de las distintas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios (seguimiento del historial). En el caso de la gestión de documentos digitales, estos sistemas se basan en programas informáticos. El término se solapa con los conceptos de sistemas de gestión de contenidos. A menudo se considera un componente de los sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM) y se relaciona con la gestión de activos digitales, la creación de imágenes de documentos, los sistemas de flujo de trabajo y los sistemas de gestión de registros.

A partir de los años 80, varios proveedores empezaron a desarrollar sistemas de software para gestionar documentos en papel. Estos sistemas se ocupaban de los documentos en papel, que incluían no sólo documentos impresos y publicados, sino también fotografías, impresiones, etc.

Más tarde, los desarrolladores empezaron a escribir un segundo tipo de sistema que podía gestionar los documentos electrónicos, es decir, todos aquellos documentos, o archivos, creados en ordenadores, y a menudo almacenados en los sistemas de archivos locales de los usuarios. Los primeros sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDM) gestionaban tipos de archivos propios o un número limitado de formatos de archivo. Muchos de estos sistemas se denominaron posteriormente sistemas de imágenes de documentos, ya que se centraban en la captura, el almacenamiento, la indexación y la recuperación de formatos de archivos de imagen. Los sistemas de GED evolucionaron hasta un punto en el que los sistemas podían gestionar cualquier tipo de formato de archivo que pudiera almacenarse en la red. Las aplicaciones crecieron hasta abarcar documentos electrónicos, herramientas de colaboración, seguridad, flujo de trabajo y capacidades de auditoría.

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Cada empresa tiene necesidades diferentes en lo que respecta a la gestión electrónica de documentos. Es importante que se tome su tiempo para encontrar la solución adecuada que beneficie a su negocio antes de realizar una compra. Una vez que haya evaluado sus necesidades y esté listo para encontrar el sistema de gestión de archivos electrónicos más adecuado para usted, este artículo le ayudará a comparar las mejores herramientas del mercado. A continuación te presentamos los 6 mejores sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) para que los tengas en cuenta.

El primero es Zoho Docs, una solución de gestión de documentos electrónicos que te ayudará a trabajar sobre la marcha. Zoho es un repositorio central de documentos que permite compartir fácilmente archivos y fotos en línea. Puedes empezar a utilizarlo en una versión de prueba para hasta 25 usuarios con un límite de 5 GB por usuario. Y si te gusta, puedes contratar la versión premium. Todo lo que tienes que hacer es proporcionar tu nombre, dirección de correo electrónico y contraseña.

Este software ayudará a cualquier organización a controlar sus procesos de gestión de documentos electrónicos. Se centra en la recuperación de contenidos y en la automatización de los procesos empresariales. El uso de esta herramienta de gestión de documentos electrónicos le ayuda a crear, coordinar y ser coautor de cualquier documento dentro de su organización. Su productividad mejorará enormemente gracias a la interfaz web fácil de usar y a la integración con Office y Outlook.

Sistema de gestión de documentos de código abierto

Los sistemas de gestión de documentos centralizados se definen como la gestión de varios registros electrónicos con soporte de base de datos y también adaptan las tareas clásicas de un sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM). El objetivo es archivar los registros y ponerlos a disposición de todos los usuarios que tengan permiso dentro de la organización. La creación, la revisión, el control y la distribución de los documentos se organizan y coordinan mediante el software DMS. En términos generales, la gestión de documentos implica la creación, el procesamiento, la distribución, la edición, el archivo y la búsqueda de documentos. Para integrar estos servicios se suelen utilizar redes cliente-servidor, interfaces con otros programas informáticos y procesos empresariales críticos. El objetivo principal de la gestión de documentos es mejorar la eficiencia en el entorno de trabajo reduciendo los tiempos de procesamiento y haciendo que la información necesaria sea accesible más rápidamente.

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Un sistema de gestión de documentos electrónicos (o comúnmente mal escrito como sistema DMS) es el archivo digital y centralizado de todos los documentos que se producen. Además de archivar a prueba de revisiones, los documentos también se gestionan desde su creación. Así, un DMS profesional con flujos de trabajo individuales y la correspondiente gestión de derechos apoya el diseño eficiente de los procesos de la empresa. Una solución de gestión de documentos acompaña todo el ciclo de vida de un documento: Empezando por la creación y la captura, pasando por la distribución y el procesamiento, hasta el archivo o la eliminación.

Sistema gratuito de gestión de documentos

Cualquier empresa se enfrenta tarde o temprano a la necesidad de digitalización y automatización del flujo de trabajo. Un sistema de gestión documental (DMS) bien construido no sólo permite almacenar un número ilimitado de documentos bajo demanda, sino que también acelera significativamente los procesos de trabajo en la empresa y aumenta la eficiencia general.

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Llegados a este punto, la cuestión principal es cómo organizar un DMS para sacar el máximo partido a lo que ofrece. Ahora bien, si estás pensando en integrarlo en tu día a día, necesitas conocer los aspectos básicos. En esta entrada del blog, cubrimos toda la información necesaria sobre el software de gestión de sistemas documentales, desde su definición hasta sus tipos y características.

Un sistema de gestión de documentos electrónicos es esencialmente una solución de software diseñada para almacenar, organizar, seguir y gestionar los documentos internos de una organización. Los tipos de archivo que suelen admitir los EDMS incluyen texto, imágenes, hojas de cálculo, audio, vídeo y documentos web.

Cuanto antes se implemente este software en el flujo de trabajo, mejor, ya que con el tiempo las empresas se llenan de toneladas de documentos en papel y se tarda mucho tiempo en procesarlos en el SGD.

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